Personeelsdossier opbouwen: waar moet dit aan voldoen?

Wanneer je met personeel werkt is de opbouw van een personeelsdossier een vereiste. Niet alleen omdat dit verplicht is maar ook omdat dit in conflictsituaties problemen voorkomt. Voor grote bedrijven is het logisch dat er van iedere werknemer een personeelsdossier aanwezig is. Er is dan vaak een personeelsafdeling die dit verzorgt. Bij de kleine MKB’er wordt vaak geen dossier bijgehouden omdat het tijd en geld kost.

Informele sfeer

Door de vaak informele sfeer binnen MKB organisaties wordt het belang van het personeelsdossier makkelijk onderschat. Een goed onderhouden personeelsdossier beschermt zowel de werkgever als de werknemer.

Wat is een personeelsdossier?

De letterlijke definitie van een personeelsdossier is: verzameling documenten over een persoon of een onderwerp.

Een personeelsdossier hoeft niet alleen de persoonlijke gegevens van een werknemer te bevatten. Er staan onderwerpen als persoonlijke gegevens, arbeidscontract, et cetera. Het is een verzameling van gegevens van een persoon die men kan/moet raadplegen in geval van het wel of niet verlengen van het contract.

Bij grotere bedrijven is het zo dat bepaalde gegevens niet voor iedereen toegankelijk zijn. De gegevens, al dan niet digitaal, worden dan soms ook apart, per onderwerp bewaard.

Wat moet er in een personeelsdossier, welke onderwerpen?

Je mag in principe alleen die gegevens opnemen die je nodig hebt voor het doel van het dossier. Met ander woorden, je kunt niet zomaar alles opnemen. Het moet een doel hebben. Zo heb je een bankrekening nodig voor het storten van een salaris, maar geen rekeningnummer van een spaarrekening van een medewerker.

In ieder geval zijn de persoonlijke gegevens opgenomen zoals naam, adres, geboortedatum, enzovoort. Hier zijn dus geen medische gegevens of gegevens als ras of religie opgegeven. Hier een klein overzicht:

• Persoonlijke gegevens
  NAW-gegevens, geboortedatum, bankrekening, kopie geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs), BSN-nummer en functiebeschrijving.
• Arbeidsvoorwaarden
  Arbeidsovereenkomst (AOK), wijzigingen AO, verlofafspraken, enzovoort.
• Financiële gegevens
  Salarisafspraken, werknemersverklaring loonbelasting, leaseauto, km-vergoeding, enzovoort.
• Verzuimgegevens
  Afspraken, correspondentie arbodienst, verslagen gesprekken, enzovoort. Hier vallen geen medische gegevens onder.
• Studiegegevens
  Kopieën diploma’s en dergelijke, opleidingsplan, afspraken, enzovoort.
• Beoordeling/functionering
  Verslagen functionering- en beoordelingsgesprekken, afspraken, enzovoort.
• Overige
  Andere relevante informatie als correspondentie tussen werknemer en werkgever, verklaring ontvangst huisreglement, enzovoort

Je kunt het zo ver uitbreiden als je maar wilt, maar de persoonlijke gegevens, arbeidsvoorwaarden en financiële gegevens zijn toch wel het minimum. Deze moeten dan ook altijd ‘up to date’ zijn.

Wet Bescherming Persoonsgegevens (WPB)/AVG

Daarnaast heb je te natuurlijk te maken met de AVG, de algemene verordening gegevensbescherming. Dit gaat over de manier waarop je met de privacy van anderen omgaat. Alles hierover kun je lezen op de site autoriteitpersoonsgegevens.nl. Een paar uitgangspunten kunnen we wel noemen.

• Je bent verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier.
• Je mag niet meer gegevens vastleggen dan nodig, en de gegevens moeten ter zake doen.
• Je moet de werknemer informeren over waarom gegevens worden verzameld.
• Je moet de persoonsgegevens beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen.
• Je mag de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.
• Je moet de werknemer de mogelijkheid bieden de eigen gegevens in te zien -dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier- en eventueel te corrigeren.

Waarom moet een personeelsdossier op orde zijn

Net als dat je geen brief naar een verouderd adres wil sturen, wil je ook bij een eventueel probleem direct de juiste gegevens paraat hebben. Ben je vergeten een vernieuwde AOK toe te voegen? Kun je geen antwoord geven op vragen van een werknemer aangaande zijn/haar contract? Of nog erger, diens advocaat?

Een goed personeelsdossier kan doorslaggevend zijn een in een ontslagzaak.

Mag een werknemer het personeelsdossier inzien?

Ja, absoluut. Een werknemer heeft het recht om geïnformeerd te worden over de gegevens in het personeelsdossier. Wij raden daarom aan om melding te maken van de gegevens die worden opgeslagen in het personeelsdossier. In de wet is opgenomen dat werknemers om inzage kunnen vragen van de persoonsgegevens die zijn verwerkt m.b.t. hun persoonlijke situatie.

Op het moment dat de werknemer een verzoek indient dient de werkgever hier binnen vier weken gehoor aan te geven. Een werknemer kan ook altijd een verzoek tot aanvulling of verwijdering indienen. Nu hoef je als werkgever hier niet altijd aan tegemoet te komen. Wanneer de gegevens onjuist zijn, onvolledig of niet relevant kan het verzoek afgewezen worden.

Kan ik het zelf of moet ik het uitbesteden?

Natuurlijk kun je zelf een personeelsdossier opbouwen mits je je aan de regels houdt. Wanneer je dit absoluut niet zelf wilt doen dan kun je laten invullen door een professional die exact weet van de hoed en de rand.

Gerelateerde artikelen

• MKB- vrijstelling: wat is het en hoe werkt het?
• Wanneer kies je als voor een eenmanszaak en wanneer voor een bv?
• Oorzaken van te weinig omzet in een kapsalon