Invulling vrije ruimte & Werkkostenregeling

Ronald Geerlings

Op de juiste wijze omgaan met de werkkostenregeling is niet altijd eenvoudig. In dit artikel laten wij je zien wat er wel en niet binnen de gerichte vrijstellingen valt en waarom voorzichtigheid een must is. In het algemeen geldt: inzicht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling kan je veel geld besparen. Tegen het einde van het jaar kan het lonend zijn om te kijken of er nog vrije ruimte over is binnen de werkkostenregeling.

Wat is de werkkostenregeling (WKR?)

De werkkostenregeling is in het leven geroepen om duidelijkheid te geven over het verstrekken van vergoedingen aan werknemers.

De basis van de werkkostenregeling is dit uitgangspunt:

1,2% van de totale fiscale loonsom van een organisatie mag besteed worden aan vergoedingen en verstrekking (de zogenaamde vrije ruimte).

Het betekent dat er een vrije ruimte is waarin je bepaalde zaken voor een werknemer onbelast mag vergoeden. Hier gelden twee uitgangspunten:

  • Kom je boven de grens van de vrije ruimte dan moet je fors meer belasting betalen
  • Benut je de vrije ruimte niet optimaal dan laat de kans liggen om onbelaste vergoedingen uit te keren.

Gerichte vrijstellingen

Goed om te weten is dat er aantal gerichte vrijstellingen zijn die buiten de vrije ruimte vallen. Dit zijn vergoedingen zoals:

  • Maaltijden op een koopavond
  • Personeelskortingen tot 20% (met een maximum van € 500 per medewerker per jaar)
  • Volledige reiskostenvergoeding openbaar vervoer
  • Reiskostenvergoeding voor eigen vervoer van een medewerker tegen € 0,19 per kilometer

Dit zijn vergoedingen die in alle gevallen onbelast zijn. Ze hebben dus geen invloed op de besteding van je vrije ruimte.

Het betekent ook dat er vergoedingen zijn die niet vrijgesteld zijn.

Bij deze vergoedingen is de vraag steeds of je wilt dat deze verloond worden of dat je deze aan de vrije ruimte van de WKR toewijst.

Als je ervoor kiest om een vergoeding te verlonen via de salarisadministratie dan is de werkkostenregeling niet van toepassing. Immers, er wordt dan al belasting geheven over het brutobedrag van de vergoeding.

Kies je ervoor om deze vergoeding toe te wijzen aan de vrije ruimte van de WKR dan is deze onbelast. Let wel: tot op bepaalde hoogte.

Welke vergoeding vallen wel in de vrije ruimte?

Nu wil je natuurlijk weten welke vergoedingen niet vrijgesteld zijn van belasting maar wel binnen de vrije ruimte van de WKR (kunnen) vallen. Voorbeelden:

  • Kerstpakketten
  • Personeelsuitjes buiten de werkplek (bijvoorbeeld etentje in een restaurant
  • Giften zoals bij een verjaardag of een geboorte
  • Werkkleding die niet voldoet aan de fiscale voorwaarden (bijvoorbeeld een logo van 70 vierkante centimeter) Op de site van de belastingdienst vind je een uitgebreide beschrijving: belastingdienst en werkkleding

Zorg dat je 1.2% grens niet passeert!

Kies je ervoor om bovenstaande vergoedingen toe te wijzen aan de vrije ruimte en komt het totaalbedrag niet boven de 1.2% van de loonsom, dan is er niets aan de hand. Mocht het totaal van de vergoedingen en verstrekking toch boven deze 1.2% komen dan wordt de situatie vervelender. Je betaalt dan namelijk 80% (!) belasting over het meerdere.

Einde van het jaar, pak je kansen.

Zeker aan het eind van het jaar is het van belang om in de gaten te houden of er nog vrije ruimte is. We gaan er van uit dat je dit jaar al je medewerkers een kerstpakket wilt geven. Dan zijn er twee uitgangspunten:

  • Stel dat je nog voldoende vrije ruimte over hebt dan is het jammer wanneer je de kerstpakketten niet toewijst aan de vrije ruimte. Dan zijn ze immers onbelast.
  • Stel dat je denkt dat alle kerstpakketten nog binnen de vrije ruimte vallen en dit blijkt niet zo te zijn (je gaat over de 1.2% grens heen) dan worden het hele dure kerstpakketten.

Bonustip: brutoloon toewijzen aan vrije ruimte

Is er nog genoeg vrije ruimte over aan het eind van het jaar dan kun je ervoor kiezen om een deel van het brutoloon van de werknemer toe te wijzen aan de vrije ruimte. In plaats dat er dan van dat gedeelte van het brutoloon loonheffing wordt ingehouden krijgt de werknemer dit netto uitbetaald. Gevolg van deze eenmalige actie is wel dat de grondslag voor pensioenopbouw en een eventuele uitkering iets wordt verlaagd.

Hoe ga jij om met de vrije ruimte?

Inzicht in de vrije ruimte kan geld besparen (voorkom dat je 80% belasting moet betalen) of geld opleveren door brutoloon uit te ruilen voor nettoloon. Nu begrijpen we heel goed dat je als ondernemer niet direct inzicht hebt in dit soort zaken. Laat je daarom adviseren door je boekhouder zodat je de juiste beslissingen neemt.

Kappersadministratie, net dat ene stapje extra

Mijn naam is Ronald Geerlings, de drijvende kracht achter kappersadministratie. Met ons team staan wij elke dag voor jou, als kapper, klaar. Wij helpen je bij je complete administratie en de invulling van personeelszaken. Wij hebben ons voor de volle 100% toegelegd op de kappersbranche waardoor wij dit vak van A tot Z kennen.

Liever bellen: 0573 459210

Gerelateerde artikelen