Kapsalon starten? Hier moet je op letten!

Wil jij een kapsalon starten en wil je weten waar je op moet letten bij het opzetten van een kapsalon waarbij succes gegarandeerd is? Wij hebben een super toegankelijk artikel geschreven waarmee wij je op weg willen helpen. Wij gaan in op de volgende onderwerpen:

• Ondernemingsplan
• Inschrijven bij de Kamer van Koophandel
• Starten vanuit de WW
• Doelgroep bepalen
• Werken met personeel
• Werken zonder personeel
• Franchise
• Jouw eigen formule neerzetten
• Vestigingsplaats
  • Pand huren of kopen
  • Jouw woning als vestigingsplaats
  • Ambulant kapper
• Bedrijfsnaam
• Logo
• Tarief bepalen
• Administratie zelf doen
• Administratie uit handen geven
• Verzekeringen
• Belastingen
  • btw-aangifte
  • Inkomstenbelasting
  • Urencriterium ondernemers
• Hoe kom je aan klanten?
  • Offline Marketing
  • Online Marketing

Keuzes maken

Voordat je start als zelfstandig kapper is het zaak dat je een aantal beslissingen neemt m.b.t. zaken als rechtsvorm, vestigingsplaats, jouw persoonlijkheid en andere zaken. We lichten deze 1 voor 1 toe. Maar eerst dit …

Ondernemingsplan

Voordat je überhaupt start helpt een ondernemingsplan om de koers te bepalen voor jouw nieuwe kapsalon. In een ondernemingsplan werk je jouw ideeën uit tot een kloppend geheel. Je koppelt de ideeën aan een financieel plan en een haalbare tijdsplanning. Hiermee creëer je jouw eigen koers. Een ondernemingsplan bevat een aantal onderdelen. Uiteraard is dit variabel en afhankelijk van jouw plannen. Je kunt de volgende punten echter wel als leidraad gebruiken:

• Samenvatting: een kort overzicht van wat je gaat doen
• Jouw idee: je beschrijft welke dienst je opzet en in welke behoefte je voorziet
• Beschrijving van het bedrijf: denk hierbij aan zaken als wel of geen personeel, vestigingsplaats, wel of geen loondienst naast de onderneming, vergunningen, verzekeringen, pensioen, administratie
• Financieel plan: hoeveel geld heb je, hoeveel heb ik nodig om te starten en hoeveel omzet moet ik halen voor een gezonde winst
• Marketingplan: hoe word je zichtbaar, in welke markt ga jij je begeven, welke ontwikkelingen zijn er, wat doet de concurrentie, waar liggen kansen en valkuilen
• Persoonlijke zaken: wat kun je goed, wat kun je niet goed, welke opleidingen wil je volgen?

Hier zie je wat de KVK zegt over het belang van een ondernemingsplan:

Inschrijven de bij de KVK

Uiterlijk 1 week voordat je van start gaat met jouw kapsalon moet je je inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Om je in te schrijven is het belangrijk om zeker te weten dat je aan de criteria voor een onderneming voldoet. Dit zijn de criteria:

• Je levert goederen/diensten
• Je vraagt hier een vergoeding voor
• Je neemt deel aan het economisch verkeer

Om je in te schrijven moet je een afspraak maken bij de Kamer van Koophandel.

Starten vanuit de WW

Start je vanuit de WW dan zijn er diverse regelingen waar je gebruik van mag maken. In basis ziet dit er zo uit

• Met startperiode: na onderzoek kun je met toestemming van het UWV gebruik maken van de startperiode. Je ontvangt 26 weken lang een korting van 29% op je uitkering. Ofwel, terwijl jij jouw bedrijf opzet krijg je nog uitkering
• Zonder startperiode: je start en krijgt WW
• Zonder behoud van WW: je krijgt geen uitkering meer

Wij willen benadrukken dat bovenstaande informatie slecht een globale indruk geeft van de mogelijkheden. Elke stap kent gedegen nuances, vandaar dat wij je aanraden dit in overleg met het UWV uit te zoeken.

Wil je meer weten over eigen bedrijf starten vanuit de WW dan vind je op de site van het ondernemersplan een webinar hierover.

Wie ben jij?

Welke keuzes je ook maakt bij het opstarten van jouw kapperszaak, maak keuzes die bij jou passen. Jij bent het fundament van jouw onderneming. Wij raden je aan in kaart te brengen wie jij bent. Wat kun je goed? Wat zijn jouw kwaliteiten? En minstens zo belangrijk: wat kun je niet goed of wat vind je niet leuk om te doen?

Voorbeeld: Stel dat je waanzinnig creatief bent en je jouw ideeën goed kunt omzetten naar concrete plannen dan is de kans groot dat je een hekel hebt aan routinematig werk. Je kunt dan rustig af en toe routinematige werkzaamheden uitvoeren maar het is niet verstandig om dan 80% van je tijd routinematig aan de slag te gaan. Het haalt de kracht uit jou en uit je bedrijf.

Heel concreet kun je hiermee aan de slag. Breng voor jezelf in kaart

• Wat zijn jouw kwaliteiten?
• Wat zijn jouw valkuilen?
• Wat kun je goed?
• Wat kun je niet goed?
• Wat vind je leuk om te doen
• Wat vind je niet leuk om te doen?

Je kunt op het internet testen vinden die je helpen dit inzichtelijk te maken zoals de eigenschappenanalyse.

Doelgroep: wie help jij?

Aan de hand van wie jij bent en wat je goed kunt kun je jouw doelgroep bepalen. Ben je een allround kapper? Wat past bij jou:

• allround dames- en heren salon
• barbier salon
• positionering aan de bovenkant van de markt, high end salon
• salon die werkt  met zo groen en duurzaam mogelijke producten

Doorgaans geldt hoe duidelijker je bent in je profilering qua doelgroep hoe makkelijker het is om een strategie uit te zetten.

Houd onderstaande quote in je achterhoofd!

Wanneer alles belangrijk is, is niks belangrijk.

Niet kiezen is dus ook kiezen. Dat geldt ook zeker voor je doelgroep.

ZZP’er of Personeel

Werk je met of zonder personeel bij de start van de kapsalon? Een belangrijke vraag omdat   het van invloed is op het totaalplaatje qua huisvesting, kosten, administratie en andere zaken.

Werken met personeel

Werken met personeel is alleen verstandig wanneer je weet of verwacht dat je voldoende klanten hebt. Voordeel is uiteraard dat je meer klanten kunt helpen in minder tijd waardoor je sneller kunt groeien.

Anderzijds betekent het dat je omzetten moet halen omdat jouw medewerkers hun salaris moeten krijgen. Het betekent dat het risico groter wordt. Binnen het werken met personeel zijn diverse varianten mogelijk. Zo kun je kiezen voor personeel met een vast aantal uren per week, met een oproepcontract of je kiest voor leerlingen en stagiaires.

Werken zonder personeel

Werken zonder personeel is minder gecompliceerd daar waar het gaat over risico’s en jouw administratie. Wanneer je vanaf nul start en je jouw klantenbestand ook vanaf nul op moet bouwen is starten als ZZP’er de beste optie.

Eigen formule of kiezen voor een franchiseformule

Bij de start kun je kiezen voor het neerzetten van jouw eigen zaak of voor het aansluiten bij een franchiseketen.

Als franchisenemer aan de slag

Als kapper kun jij je aansluiten bij een bestaande franchiseformule. Het betekent dat jij je aansluit bij een kapperszaak die al bestaat.

Je start onder de naam van deze kapperszaak jouw eigen salon in de plaats waar je wilt werken. Je gebruikt het logo, de naam, de visie en regels van deze franchiser. Voorbeelden   zijn: Ami Kappers, Cosmo Hairstyling, Hairmaxx en Kinki. Voordelen zijn:

• Minder risico bij de start (de basis is al voor je geregeld)
• Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, dit is al voor je gedaan

Er zijn echter ook nadelen. Denk aan:

• Minder vrijheid in de dingen die jij wilt neerzetten.
• Afhankelijkheid van een externe partij.
• Franchisefee: kosten die je eerst weer moet terugverdienen.

Jouw eigen formule neerzetten

Wil je complete vrijheid dan kies je voor jouw eigen naam en formule. Dit kun je doen door een salon te kopen of je zet de kapperszaak van A tot Z op en neemt hierin de volledige verantwoordelijkheid. Voordeel van een salon kopen is dat je een “vliegende start” kunt maken. Voordeel van zelf een salon opstarten en dus vanaf nul beginnen  is dat je nergens aan vast zit en je alles neer kunt zetten zoals je dit voor ogen hebt.

Vestigingsplaats kapsalon

Waar ga jij je vestigen als kapper. In principe zijn er meerdere opties:

• Kapperszaak in eigen pand
• Kapper aan huis (je gaat bij mensen langs)
• Je knipt mensen bij jou in huis

Een pand kopen of huren

Voordat je een pand koopt of huurt dient in kaart gebracht te worden of dit financieel mogelijk is. Een maandelijks bedrag voor huur of hypotheek in de kosten betekent ook dat je moet presteren met je kapsalon om problemen te voorkomen. Ook ga je met een huurcontract een verplichting aan voor langere tijd. Dit is echter niet het enige: het pand zal ingericht moeten worden zodat het de uitstraling krijgt die jij wenst. Het brengt dus ook een investering met zich mee aan de voorkant.

Zie ook het artikel: pand huren als kapper, hier moet je op letten!

De vestigingsplaats

Wil je een pand huren of kopen dan is het zaak dat je je verdiept in de mogelijkheden die er zijn. Allereerst is je vestigingsplaats belangrijk. Denk bijvoorbeeld na over vragen als:

• Is de plaats van de kapsalon goed bereikbaar te voet, met de fiets en met de auto?
• Is er parkeergelegenheid rondom de kapsalon?
• Past de buurt waarin de kapsalon komt bij de uitstraling van jouw kapsalon?
• Zit de kapsalon op een ‘logische’ plek voor klanten?
• Zijn er uitbreidingsmogelijkheden?
• Wat is de huidige staat (bouwkundig) van het pand?

Breng in kaart wat de positieve en de negatieve punten zijn van de locatie die je voor ogen hebt. Weeg deze tegen elkaar af zodat je een gefundeerde beslissing kunt nemen.

Jouw woning als locatie

Veel kappers starten vanuit huis. Wanneer je in je eentje start en een pand of bedrijfsruimte nog niet tot de mogelijkheden hoort is dit een uitstekende optie. Kies je voor een salon aan huis dan is een aantal dingen belangrijk:

• Check bij de gemeente en/of de verhuurder of je een bedrijfsruimte aan huis mag hebben. Dit om problemen te voorkomen.
• Voor de inkomstenbelasting en de btw moet je rekening houden met het feit dat je de woning kunt splitsen in een bedrijfs- en een woongedeelte. In een aantal (beperkte) gevallen is kostenaftrek van de werkruimte mogelijk. De belastingdienst heeft op haar site een rekenhulp die je helpt bij het uitzoeken van wat wel en niet mogelijk is. Uiteraard kunnen wij, van Kappersadministratie.nl, je hier ook bij helpen.

Het voordeel van een kapsalon aan huis is dat je minder kosten maakt waardoor je   startinvestering kleiner zal zijn.

Voorwaarden ARBO

Heel belangrijk: een pand dient aan ARBO-eisen te voldoen. Dit betekent dat je een veilige omgeving moet creëren voor medewerkers en klanten. Als kapper werk je met chemische stoffen. Om te voldoen aan de eisen moet er in een kapsalon stromend water zijn, er moet voldoende ventilatie zijn en kappers moeten gebruik kunnen maken van handschoenen.

Ambulante kapper: werken op locatie

Als ambulant kapper werk je op locatie. Je neemt je materialen mee en bedient op deze wijze jouw klanten. Grote investeringen zijn hier niet aan de orde. Je investeert enkel in materialen die op locatie nodig zijn. Belangrijk is wel dat je de hygiëne-eisen in acht houdt, deze zijn hetzelfde als voor de kapper die aan huis of in een pand werkt.

Bedrijfsnaam

Om je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel is je bedrijfsnaam een vereiste. Hier moet wel bij gezegd worden dat de naam die je inschrijft bij de KvK niet dezelfde naam hoeft te zijn als de bedrijfsnaam waarmee je naar buiten treedt.

De bedrijfsnaam speelt een belangrijke rol in je uitstraling naar de buitenwereld. Je bent vrij in de keuze voor de bedrijfsnaam (let wel: je mag geen bedrijfsnaam van een ander gebruiken). Van belang is dat de naam duidelijk is en aangeeft wat je doet. De bedrijfsnaam komt ook terug in het logo, op je pand (mocht je dit hebben) en (vaak) als domeinnaam voor je website.

Logo

Een logo is bepalend als beeldmerk. Om te starten is het logo belangrijk. Een logo moet bij jou passen, het gaat immers overal terugkomen: visitekaartjes, social media, facturen etc. Je kunt een logo laten ontwerpen door een grafisch ontwerper. Maak je wensen kenbaar en je krijgt doorgaans een aantal logo voorstellen waaruit je een keuze maakt.

In het juiste perspectief. We zien dat ondernemers vaak veel tijd stoppen in het logo ontwerp en bijbehorende zaken. Een logo is belangrijk maar maak het niet te belangrijk. Onderaan de streep levert een logo je geen concrete omzet op.

Tarief bepalen

Om jouw tarief te bepalen breng je in kaart welke maandelijkse kosten je hebt. Denk hierbij aan:

• vestigingskosten
• inkoop van materialen
• verzekeringen
• belastingen
• personeelskosten
• reiskosten
• administratiekosten
• advertenties
• salaris van je medewerkers
• jouw ondernemersbeloning

Wanneer je weet wat de kosten zijn kun je ook bepalen hoeveel omzet je minimaal moet draaien om je kosten terug te verdienen.

Aan de hand van deze berekening bepaal je welk tarief je hanteert. Uiteraard houd je hierbij rekening met welk tarief bij jouw doelgroep pas en welk tarief de concurrentie hanteert.

De administratie

Je hebt twee keuzes daar waar het gaat om de administratie:

• Je geeft de administratie uit handen
• Je doet je administratie zelf

Cruciaal is dat de administratie op orde is. Het aloude gezegde meten = weten is voor 100% toepasbaar op jouw cijfers. Een onderneming sturen op ‘een goed gevoel’ is niet aan te raden.

Administratie zelf doen

Er zijn talloze pakketten op de markt waarmee je jouw administratie zelf op kunt zetten. Maandelijks voer je in wat je hebt uitgegeven en wat er is binnengekomen. Met modules als een kasboek, inkoopboek en verkoopboek rolt je btw-aangifte elke maand of elk kwartaal uit het programma.

We willen benadrukken dat het hierbij belangrijk is dat je weet wat je doet. Je wilt in geen geval in de problemen komen met de belastingdienst of te maken krijgen met achterstallige betalingen.

Kost je dit te veel tijd of weet je niet zeker of je administratie goed invult? Grote kans dat het meer loont om de administratie uit handen te geven.

Administratie uitbesteden

Besteed je de administratie liever uit aan een professional? Ook hier zijn talloze opties beschikbaar. Accountants, boekhouders, administratiekantoren. Ze helpen je allemaal bij een vakkundige boekhouding.

In je financieel plan maak je ruimte vrij voor de investering die je wilt doen in het uitbesteden van je administratie. Vervolgens ga je op zoek naar een administratiekantoor dat je helpt bij:

• grip op inkomsten en uitgaven
• de IB-aangifte
• maandelijks inzicht in cijfers
• beslissingen over investeringen, aannemen van personeel
• salarisadministratie
• btw-aangifte

Verzekeringen

Als kapper is het verstandig om je te verzekeren tegen bepaalde risico’s. Bij verzekeringen kun je denken aan:

• Bedrijfsaansprakelijkheid: dit is om te voorkomen dat je opdraait voor schade die je (per ongeluk) toebrengt aan klanten. De hoogte van de premie hangt af van de werkzaamheden, de omzet en de grootte van een team.
• Arbeidsongeschiktheid: de AOV is één van de verzekeringen die door starters vaak wordt overgeslagen. Over de vraag of dit verstandig is kun je discussiëren. Feit is wel dat je door een AOV af te sluiten bent verzekerd voor mogelijke arbeidsongeschiktheid. Bij langdurige ziekte ben je zeker van een basisinkomen. Hoe hoog dit inkomen is en welke premie je betaalt, hangt af van je omzet en andere zaken. Ben je nu nog werknemer en ga je starten als ondernemer? Dan heb je de mogelijkheid om een arbeidsongeschiktheidsverzekering af te sluiten bij het UWV. Pas op: dit moet binnen 13 weken na het einde van je dienstverband! Klik hier voor meer informatie.
• Inventaris: een verzekering voor inventaris biedt dekking tegen schade aan bedrijfsmiddelen zoals kappersstoelen, computers en andere materialen.

Uiteraard zijn er nog meer verzekeringen mogelijk, denk bijvoorbeeld aan rechtsbijstand, pensioen en bedrijfsstagnatie.

Belastingen

Bij inschrijving bij de Kamer van Koophandel wordt je automatisch ingeschreven bij de Belastingdienst in Nederland. Als ondernemer heb je een aantal belastingverplichtingen (en soms voordelen) waarvan je op de hoogte moet zijn alvorens je start.

Btw en btw-aangifte

Periodiek (elke maand, kwartaal of jaar) moet je btw-aangifte doen over de omzet die je in deze periode hebt gedraaid.

Als kapper vallen de meeste werkzaamheden onder het 6% tarief. Denk hierbij aan werkzaamheden als knippen, wassen, permanenten, scheren etc. De verkoop van producten is belast met 21% btw.

De btw-aangifte komt hierop neer: in het bedrag dat de klant jou betaalt zit een bedrag aan btw, deze btw ben jij verschuldigd aan de belastingdienst. De btw die jij betaalt aan jouw leveranciers krijg je weer terug van de belastingdienst. Het verschil tussen wat jij moet afdragen (de btw die jouw klanten hebben betaald) en wat je terugkrijgt (de btw die jij hebt betaald aan jouw leveranciers) is wat je periodiek moet opgeven aan de belastingdienst .

• Stel dat je vandaag iemand hebt geknipt voor € 50,- en deze klant heeft geen producten gekocht.
• De klant betaalt € 50,- en dit is inclusief € 50,- x 6/106 = € 2,83 btw
• De afgeronde btw bedraagt in dit geval € 3,-
• Deze € 3,- is het bedrag dat je moet afdragen aan de belastingdienst

Inkomstenbelasting (IB)

Als ZZP’er ben je verplicht inkomstenbelasting te betalen over de winst die je behaalt. Ben je werknemer en in loondienst dan betaal je ook belasting maar dit is al van je salaris afgehaald.

Ben je ZZP’er dan is het (!) raadzaam geld te reserveren voor de IB-aangifte. Je moet dit namelijk achteraf betalen of als voorschot in termijnen gedurende het jaar (hierin heb je een keuze). Het betekent in feite dat van elk bedrag, betaald door een klant, een deel gereserveerd dient te worden voor de IB-aangifte.

In feite geldt: hoe hoger je winst, hoe hoger de inkomstenbelasting. Kanttekening: als ondernemer heb je recht op diverse aftrekposten en als starter ook nog de startersaftrek. Deze kunnen van invloed zijn op de hoogte van de IB-aangifte.

Urencriterium van 1225 uur

Om recht te hebben op ondernemersaftrekposten (bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek en startersaftrek) moet je van de belastingdienst voldoen aan het zogenaamde urencriterium. Dit betekent dat je minimaal 1225 uur per jaar voor jouw bedrijf moet werken. Alle uren die je aan jouw kapsalon besteedt tellen mee. Dit geldt dus ook wanneer je in de trein zit en een plan uitwerkt. Van belang is wel dat je een urenadministratie bijhoudt zodat je een bewijs hebt.

Voorkom problemen met de belastingdienst

In alle gevallen wil je voorkomen dat je problemen krijgt met achterstallige betalingen bij de belastingdienst. In een gezonde situatie creëer je een spaarpotje waarmee je altijd je belastingen kunt betalen. Wil je dat wij je hiermee helpen?

Hoe kom je aan klanten

Zonder klanten geen business. Zo simpel is het. De vraag is dus hoe klanten hun weg gaan vinden naar jouw kapsalon. Door de inzet van marketing laat je potentiele klanten weten dat je er bent. Marketing draait om zichtbaarheid. Over marketing zijn boekenkasten vol boeken geschreven. Van belang is dat je een strategie opzet die past bij jou, je budget en jouw kapsalon.

Een eigen gezicht

Zeker voor een zelfstandig kapster of een kleine salon is het belangrijk om je gezicht te laten zien. Simpelweg omdat een klant zaken doet met jou. De klik moet er zijn. Mensen doen geen zaken met bedrijven maar met mensen. Dus of je nu kiest voor Facebook, je website of een flyer, wij raden je aan met persoonlijke foto’s te werken die laten zien wie jij bent!

Offline Marketing

Daar waar het gaat om offline marketing kun je denken aan de inzet van:

• flyers, brochures
• advertenties in kranten
• sponsoring
• beurzen
• netwerkbijeenkomsten

Afhankelijk van jouw wensen en de wens van een consument kun je bepalen welke marketingstrategie het best past.

Online Marketing

Je salon online vertegenwoordigen kan door online marketing. Denk hierbij aan de inzet van middelen als:

• Jouw website: belangrijk is dat je een duidelijke website krijgt. Extra bezoekers krijg je door de inzet van social media, de inzet van SEO of de inzet van Google Adwords
• Social media: denk aan platformen als Twitter, Instagram, Facebook, Pinterest en YouTube. Het gaat er hier om wat bij je past en wat is haalbaar
• Nieuwsbrief: je kunt je klanten op de hoogte houden van aanbiedingen, nieuws en verwante zaken door periodiek een nieuwsbrief te sturen

De beste aanpak voor online marketing

De beste aanpak hangt volledig af van jouw situatie. Zaak is wel dat, of je nu inzet op Facebook op SEO of op Adwords, het rendement oplevert. Kies je ervoor om online marketing uit te besteden, verdiep je dan goed in de partijen die er zijn. Dit kan je onderaan de streep veel geld opleveren (of kosten!)

Het opstarten van de salon

Het opstarten van een kapsalon vraagt een goede voorbereiding. Het voorkomt dat je in de valkuilen trapt die je veel tijd en geld kosten. Wij ondersteunen startende kappers met het opstellen van een goed ondernemingsplan.

Ga door naar: starten van een kapsalon

Gerelateerde informatie

Kappersadministratie ondersteunt kappers bij:

• boekhouding
• ondersteuning bij personeelszaken
• salonautomatisering

Vragen

Heb je nog vragen? Stel ze gerust. Wij helpen je graag.