Bedrijfskleding: wel of niet fiscaal aftrekbaar?

Wil je als kapper dat werknemers werkkleding dragen en wil je weten of dit fiscaal aftrekbaar is? Wij leggen precies uit wat de voorwaarden zijn voor fiscale aftrekbaarheid. Ook ontdek je wat je kunt met de vrije ruimte in relatie tot de vrije ruimte behorend bij de werkkostenregeling.

Is bedrijfskleding fiscaal aftrekbaar?

Veel ondernemers gaan er vanuit dat bedrijfskleding altijd aftrekbaar is voor de belasting. Dit blijkt echter niet geheel waar. Op het moment dat bedrijfskleding voldoet aan bepaalde voorwaarden is dit voor 100% aftrekbaar. Maar zoals genoemd: de bedrijfskleding moet dan wel aan de gestelde voorwaarden voldoen. De voorwaarden:

• Bedrijfskleding is werkkleding die gedragen moet worden op een werkvloer.
• De kleding moet ook duidelijk herkenbaar zijn als bedrijfskleding. Zo moet er een duidelijk zichtbaar beeldkenmerk op staan van het bedrijf. Zoals bijvoorbeeld een logo. Dit logo moet minimaal 70 vierkante centimeter groot zijn. Dit bereken je door de uiterste punten van het logo te nemen en hier een (denkbeeldig) rechthoek om te tekenen. De lengte en de breedte vermenigvuldig je met elkaar en dat getal moet meer dan 70 zijn.

Mocht jouw kapperszaak gesponsord worden door een bepaald merk én is de naam van de sponsor ook in jouw bedrijfsnaam opgenomen, dan wordt het logo van de sponsor ook gezien als bedrijfslogo. Op de bedrijfskleding kun je dan twee logo’s laten drukken of borduren die samen voldoen aan de minimale afmeting.

Wanneer is bedrijfskleding fiscaal aftrekbaar

In paragraaf 20.2.4 van het Handboek Loonheffingen heeft de belastingdienst gedetailleerd weergegeven wat precies onder werkkleding wordt verstaan en wanneer het verstrekken (en de reiniging) ervan, onbelast is (dus fiscaal aftrekbaar). Deze bepalingen zijn als volgt:

• De kleding voldoet aan de regels van werkkleding
• Jij, als werkgever, blijft eigenaar van de kleding
• De bedrijfskleding blijft (ten allen tijde) achter op de werkplek
• Je verstrekt de kleding omdat de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) dit eist

Andere voorwaarden vanuit de Arbowet

In de Arbowet staat dat je als werkgever moet zorgen dat jouw medewerkers veilig hun werk kunnen doen. Als kapper heb je qua veiligheid te maken met gevaarlijke stoffen als permanent vloeistof, haarverf en andere chemische middelen. Ook is er sprake van een risico dat ontstaat door het werken met scharen. Hiervoor moet je beschermmiddelen aanschaffen en verstrekken aan de medewerkers.

Daar waar het gaat om de kleding kent de Arbowet nog een aantal voorwaarden. Zo moet je bijvoorbeeld een Arboplan hebben. Hierin staan onder andere de risico’s en welke middelen jij hebt aangeschaft om de veiligheid te waarborgen. In dit plan moet dus staan dat de kleding ter bescherming gedragen wordt en dat dit vooral tijdens werktijd gebeurd. Ook moet in dit plan staan dat de werknemer geen eigen bijdrage hoeft te betalen voor deze beschermende kleding.

Als de kleding niet voldoet aan de gestelde voorwaarden en je wilt wel dat jouw medewerkers in bedrijfskleding werken, dan kun je de verstrekte kleding eventueel vanuit de zogenaamde werkkostenregeling (WKR) verstrekken.

Wat kun je met de werkkostenregeling?

Per jaar kunnen werkgevers maximaal 1,2% van hun totale fiscale loonsom besteden aan extra vergoedingen zonder dat hierover (loon)belasting hoeft te worden betaald. Dit bedrag (1,2% van de totale loonsom dus) noemt met de vrije ruimte. Met deze ruimte kun je als werkgever extra dingen voor je personeel aanschaffen. Uiteraard zitten er wel een aantal voorwaarden aan.

Bedrijfskleding kun je vanuit de werkkostenregeling onbelast verstrekken. Je moet echter goed in de gaten houden dat je binnen de vrije ruimte blijft. Als je dit niet goed administreert dan ontstaan er onaangename situaties. Wanneer je meer hebt verstrekt dan binnen de ruimte mogelijk was, dan moet je alsnog 80% (!) belasting betalen over het bedrag dat méér is uitgegeven.

Zie ook: Invulling vrije ruimte en werkkostenregeling

Gerelateerde artikelen

• Personeelsdossier opbouwen: waar moet dit aan voldoen?
• Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (vast contract)
• Wanneer kies je als kapper voor een BV en wanneer voor een eenmanszaak?